График отпусков на 2027 год: когда утвердить и что учесть работодателю

График отпусков на 2027 год нужно утвердить заранее - не позднее чем за две недели до начала календарного года. Чтобы не спорить о точном подсчете срока, работодателю стоит завершить оформление документа до 17 декабря 2026 года включительно. Это безопасная дата: график будет утвержден с необходимым запасом до 1 января 2027 года.

Обязанность составлять график установлена статьей 123 Трудового кодекса РФ. Правило распространяется на организации и индивидуальных предпринимателей, у которых есть работники. Документ обязателен и для работодателя, и для сотрудников: предоставлять отпуск нужно в соответствии с утвержденными датами.

Как утвердить график

Сначала работодатель собирает сведения о пожеланиях сотрудников и планирует отпускные периоды с учетом производственной необходимости. Затем проект графика при необходимости передают на учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза в организации нет, согласовывать документ с ним не требуется.

После этого график утверждает руководитель или другой уполномоченный представитель работодателя. Закон не обязывает использовать унифицированную форму Т-7: компания может разработать собственный бланк. Важно, чтобы в документе были понятны работник, планируемый отпуск и его продолжительность.

Какие отпуска включать

В графике нужно отразить ежегодные оплачиваемые отпуска сотрудников: основной, а также дополнительный, если у работника есть право на него. При планировании учитывают установленную законом продолжительность отдыха, условия трудового договора и особенности, дающие право на дополнительные дни.

Отпуска без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком обычно не включают в график ежегодных оплачиваемых отпусков. Эти периоды оформляются по отдельным основаниям. Если сотрудник планирует выйти из отпуска по уходу и использовать ежегодный отпуск, даты отдыха следует согласовать и оформить в установленном порядке.

При составлении графика необходимо учитывать категории работников, которым закон позволяет выбирать удобное время отпуска. Если у сотрудника есть такое право, его пожелание нельзя игнорировать только потому, что выбранные даты неудобны для организации. Основание для льготы стоит проверить и сохранить в кадровых документах.

Можно ли изменить утвержденные даты

После утверждения графика отпуск не всегда можно перенести по инициативе одной стороны. Если сотрудник хочет изменить даты, обычно требуется согласование с работодателем, кроме предусмотренных законом случаев. Работодатель также не должен произвольно передвигать отпуск без учета требований Трудового кодекса.

Перенос оформляют документально: фиксируют просьбу работника или решение работодателя, указывают новые даты и вносят изменения в график. Если отпуск перенесен на следующий рабочий год, его необходимо использовать в установленные законом сроки. Нельзя оставлять сотрудника без ежегодного оплачиваемого отдыха два года подряд.

Что сделать после утверждения

Работника нужно известить о начале отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Это отдельная обязанность, не заменяемая утверждением графика. Уведомление можно оформить письменно, в том числе на бумаге или в кадровой системе, если используемый порядок позволяет подтвердить, что сотрудник получил информацию.

Отпускные выплачивают не позднее чем за три дня до начала отдыха. Поэтому кадровой службе и бухгалтерии важно своевременно передавать сведения о предстоящих отпусках и изменениях дат. Если сроки уведомления или выплаты нарушены, работодателю может грозить ответственность.

За несоблюдение трудового законодательства предусмотрены административные штрафы. По общему правилу для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 1 000 до 5 000 рублей, для организаций - от 30 000 до 50 000 рублей. При повторном нарушении санкции могут быть выше.

Чтобы избежать проблем, работодателю следует собрать пожелания сотрудников заранее, проверить права на отпуск в удобное время, утвердить документ до 17 декабря 2026 года и довести график до ответственных за кадровый учет и расчет выплат. Такой порядок поможет спланировать отсутствие работников и соблюсти требования трудового законодательства.